Formålet med solution:
Denne solution skal hjælpe med forståelsen af disclaimer muligheden i exchange online regler (Transport regler) hos kunder.
Kort forklaring af solution:
En disclaimer i MS Exchange Online kan anvendes både på indgående (inbound) og udgående (outbound) e-mails.
Formålet med en disclaimer kan være at:
Tilføje en standard meddelelse til e-mails, for at informere modtagerne om fortrolighed, juridisk meddelelse, en signatur eller anden information.
Vedhæfte andre text eller links i e-mails til alle eller specifikke modtagere.
Markere indgående mails fra en eksternt adresse med en specifik farve eller formatering.
Og meget mere..
Reglen kan konfigureres til at tilføje den ønskede tekst til toppen eller bunden af sendte e-mails.
Regler kan oprettes på følgende måde:
Log ind på Exchange Admin Center (EAC): Gå til Mail flow > Rules.
Tilføj en ny regel: Klik på "Add a rule" og vælg "Apply disclaimers".
Konfigurer reglen: Giv reglen et navn, og vælg de betingelser, der identificerer, hvilke meddelelser der skal have disclaimer tilføjet.
Herefter kan der testes om den fungerer som ønsket.
Hvis mailen er outbound:
Skal man sørge for at disclaimer kommer før DPG krypterings regler.
Derudover skal der laves en exception på DPG serverens IP i disclaimer reglen.
Så hvis mailen kommer fra den IP, skal reglen ikke trigger. Da den allerede har lagt en disclaimer i bodyen på den krypterede mail.
Grunden til det er, at hvis mailen bliver krypteret før den får en disclaimer, vil mailen blive sendt forkert. (Se mulige fejl)
Hvis mailen er Inbound:
Skal disclaimer komme efter DPG Dekrypterings regler.
Man skal også sørge for at reglen ekskluderer krypteret mails, eller vil det give fejl.
Grunden til det er, der kan ikke sættes disclaimer på mailen før den er dekrypteret.
Mulige fejl:
Husk IKKE at have "Stop processing more rules" slået til - Hvis disclaimer ligger før DPG reglerne.
For så vil den ikke håndtere de efter følgende regler.
-------
Krypteret mail bliver vedhæftet som en .msg fil i en ny mail med disclaimer som body -
Årsagen til at den bliver sendt som vedhæftet .msg fil, er at der bliver tilføjet en "disclaimer" efter at mailen er signeret/krypteret. derfor sendes "disclaimer'en" som en mail og den krypterede mail er vedhæftet.
Man skal derfor sørge for at Disclaimer reglen kommer før signering/kryptering reglen.
Dette gøres ved at mailen skal ramme disclaimer transportreglen først, inden DPG transportreglen (skift af prioritet)
Derudover skal der laves en exception på DPG serverens IP i disclaimer reglen. Så hvis mailen kommer fra den IP, skal reglen ikke trigger. Da den allerede har lagt en disclaimer i bodyen på den krypterede mail.
-------
Samme fejl kan også ske, hvis man vil lave en regel som skal f.x. give en ekstern mail en gul farve, for at indikere at den er ekstern.
I dette tilfælde skal man sørge for at reglen står efter DPG decryption regler og ekskludere krypteret mails. Se for neden